Dokumentointi voi pelastaa, tai kaataa koko remontin

Teksti: Katja Blomqvist

Kolme kulmakiveä onnistuneeseen remonttiin

Aikataulussa ja budjetissa pysyvän remontin kolme kulmakiveä ovat hyvä ennakkosuunnittelu, toteutuksen tarkka seuranta ja avoin oikea-aikainen kommunikointi.

"Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty". Tuttu sanonta, eikö vain?

Siitä huolimatta juuri ennakkosuunnittelu on monen remonttiin lähtevän kompastuskivi. Lähdetään ns. soitellen sotaan, ymmärtämättä, mitä kaikkea ennakkosuunnittelussa tulisi huomioida, miten asiat tulisi dokumentoida ja mikä vaikutus puutteellisella suunnittelulla lopulta on budjettiin, aikatauluun ja lopputulokseen.

Tässä blogissa puhun siitä, miksi dokumentointi on ennakkosuunnittelun ydin, miten se auttaa pitämään remontin aikataulussa ja budjetissa, ja mitä dokumentteja hyvin suunniteltuun remonttiin tarvitaan, jotta lopputulos olisi juuri sellainen kuin pitääkin.

Miksi dokumentointi on niin ratkaisevaa?

Suunnitelman dokumentointi on suunnittelutyön näkyvin osa, ja samalla sen tärkein lopputulos.

Se on keino havainnollistaa suunnitelma, mutta ennen kaikkea se on työmaan käsikirja, joka varmistaa, että kaikki osapuolet tietävät, mitä ollaan tekemässä.

Uudisrakentamisessa arkkitehtipiirustukset ovat itsestäänselvyys. Harva lähtee rakentamaan taloa ilman piirustuksia, sillä jo rakennusluvan saaminen edellyttää tietyt dokumentit ja suunnitelmat.

Remonttisuunnittelun kohdalla tilanne on toinen: mitään yhtenäistä standardia dokumentoinnille ei oikeastaan ole. Käytännöt vaihtelevat suuresti, ja jokainen suunnittelija toimii pitkälti oman kokemuksensa ja ammattitaitonsa varassa.

Remonttisuunnittelussa dokumentoinnin taso ja laatu riippuvat suunnittelijasta itsestään, ja siksi siihen kannattaa kiinnittää huomiota jo ennen yhteistyön aloittamista.

Hyvin dokumentoitu suunnitelma ei ole pelkkiä 3D-havainnekuvia tai näyttäviä renderöintejä valmiista tilasta. Se on kokonaisuus, joka ohjaa tarjouspyyntöjä, rakentamista ja toteutusta, ja kertoo, miten idea muutetaan konkreettiseksi tilaksi.

Konseptista konkretiaan - Näin suunnittelu kanssani etenee

Suunnittelutyöni alkaa konseptoinnista. Tässä vaiheessa testaan asiakkaan toiveita ja tutkin, miten tila voisi toimia paremmin.

Keskityn ensisijaisesti toiminnallisuuteen: miten tilassa liikutaan, miten valo kulkee ja millaisia toimintoja arki siinä vaatii.

Konseptivaiheen tarkoitus on auttaa asiakastani näkemään ja ymmärtämään, millaisia ratkaisuja tila mahdollistaa. Harva pystyy hahmottamaan kolmiulotteisia muutoksia pelkkien sanojen perusteella. Siksi käytän 3D-mallinnusta nimenomaan keskustelun ja oivallusten välineenä. Sen avulla asiakas voi visualisoida itsensä valmiiseen tilaan ja samalla sanoittaa, mitä todella tarvitsee.

Moni ajattelee, että 3D-mallinnus itsessään on suunnitelma. Itse näen sen enemmän kommunikaatiotyökaluna, jonka avulla voin havainnollistaa idean ja varmistaa, että asiakas ja minä näemme saman kokonaisuuden.

Kun toiminnallisuudet on ratkaistu ja kokonaisuus alkaa hahmottumaan, siirryn materiaalien, pintojen ja värien suunnitteluun. Ne tuovat tilaan tunnelman ja viimeistelevät toiminnallisuuden, mutta vasta sen jälkeen, kun perusta on kunnossa.

Tässä vaiheessa suunnitelma alkaa vähitellen muuttua todennettavaksi: dokumenteiksi ja ohjeiksi, joiden avulla idea voidaan toteuttaa juuri sellaisena kuin se on tarkoitettu.

Remonttisuunnittelun dokumentointi – avain toteutuskelpoiseen remonttiin

Kun suunnittelun konsepti ja visuaalinen ilme on valmis, on aika luoda ideasta toteutuskelpoinen suunnitelma.

Tämä on työvaihe, jossa asiakas usein kokee, että suunnittelu on jo valmis, ja haluaisi kiiruhtaa eteenpäin. Mutta minulle tämä on työvaihe, jolloin muutan kaikki asiakkaan toiveet ja haaveet konkreettiseksi ja toteutuskelpoiseksi suunnitelmaksi.

Ymmärrän toki asiakkaan näkökulman.

Kun 3D-kuvat on hyväksytty ja värit sekä materiaalit valittu, on luonnollista ajatella, että "nyt voidaan pyytää tarjouksia".

Pelkän idean tai mallinnuksen pohjalta ei kuitenkaan vielä toteuteta remonttia. Se kertoo, miltä tila näyttää, ei sitä, miten se rakennetaan. Dokumentoinnin vaiheessa koko suunnitelma puretaan osiin: rakenteiksi, mitoiksi ja ohjeiksi.

Dokumentoinnin sisältö vaihtelee projektin laajuuden mukaan. Pienemmissä hankkeissa riittää usein tilasuunnitelma ja huonekortit, mutta laajoissa kokonaisuuksissa dokumentointi kattaa koko remontin läpileikkaavasti.

Tilasuunnitelma (pohjakuva) on kaiken perusta. Se määrittelee mitä puretaan ja mitä rakennetaan. Tilasuunnitelman avulla varmistetaan tilan mittasuhteet, ja havainnollistetaan tärkeimpien irto- ja kiintokalusteiden sijoituspaikat. Näin voidaan varmistua siitä, että tämän päälle tulevat tekniset ratkaisut tukevat arjen sujuvuutta.

Tilasuunnitelman päälle rakentuvat esim. LVIS-suunnitelma, sekä valaistus- ja sähkösuunnitelmat. Ilman tilasuunnitelmaa on mahdotonta sanoa missä tarvitaan vettä, sähköä, tai valaistusta, ja millaista.

3D-havainnekuvat auttavat hahmottamaan kokonaisuuden. Niiden tehtävä on auttaa kaikkia osapuolia, asiakasta, suunnittelijaa ja urakoitsijaa, näkemään sama visio ennen kuin mitään rakennetaan.

Mittakuvat, seinäprojektiot, kalustekuvat ja laatoituskaaviot konkretisoivat 3D-havainnekuvat. Näiden avulla vältetään väärinkäsityksiä kalusteiden mitoituksissa, tai sähkö- ja vesipisteiden sijainneissa.

Pienetkin virheet voivat näkyä isosti valmiissa tilassa, ja aiheuttaa lisäkustannuksia tai viiveitä. Mittakuvat varmistavat, että kaikki sopii yhteen millintarkasti. Ne toimivat myös kalustetarjousten pohjana.

Valaistussuunnitelma voi sisältää havainnekuvia, positiokartan, leikkauskuvia, sekä valokalustolistan.

Sen tarkoituksena on havainnollistaa, miten valaistus tukee tilan käyttöä ja tunnelmaa, sekä konkreettisesti kertoa asentajalle, minne valaisimet ja kytkimet sijoittuvat, miten niitä ohjataan ja miten ne asennetaan.

Valaistussuunnittelu yhdistää teknisen ja visuaalisen näkökulman: sekä asentaja että asiakas tietävät, miltä lopputulos näyttää ja miten se toimii.

Valaistuksella on myös merkittävä vaikutus hyvinvointiin. Se tukee vireystilaa ja jopa hormonaalisia rytmejä. Siksi valaistuksen suunnittelu ei ole pelkkää valaisinpaikkojen määrittelyä, vaan kokonaisvaltainen prosessi, jossa tarkastellaan valon voimakkuutta, väriä, suuntaa, heijastuksia ja laatua.

Kaiken keskiössä on ihminen tilassa.

Huonekortit kokoavat yhteen kaikki huonekohtaiset materiaalit, maalisävyt ja tuotteet.

Ne ovat suunnitelman "käyttöliittymä", dokumentti, jonka avulla kaikki materiaalihankinnat ja urakoitsijan tarjouslaskenta sujuvat hallitusti. Näin urakoitsija voi sisällyttää tarjoukseensa omalla vastuullaan olevat materiaalit ja niiden asennuskustannukset.

Huonekortit palvelevat myös pitkällä aikavälillä: niihin voidaan palata vielä vuosien päästä, kun halutaan tarkistaa esimerkiksi lattiamateriaalin tyyppi tai maalisävy.

Dokumentointiin voi sisältyä myös yksityiskohtaisia piirustuksia esimerkiksi mittatilaustöistä, verhokiskojen mitoituksista tai rakenteellisista ratkaisuista, jotka tukevat toteutusta.

Yhdessä nämä dokumentit muodostavat kokonaisuuden, joka auttaa tekemään näkyväksi sen, mitä sanoin ei voi riittävästi selittää.

Niiden avulla varmistetaan, että kaikki osapuolet työskentelevät kohti samaa tavoitetta, sekä varmistetaan että projektin budjetointi ja aikataulutus perustuu todellisuuteen, ei arvailujen varaan.

Dokumentointivaihe on intensiivinen ja vaatii työrauhaa.

Vasta sen jälkeen, kun kaikki dokumentit ovat valmiina, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen, budjetointiin ja toteutuksen valmisteluun.

Dokumentointi - investointi onnistuneeseen remonttiin

Hyvin dokumentoidun suunnitelman ansiosta remontti pysyy aikataulussa ja budjetissa.

Kun kaikki päätökset on tehty etukäteen ja kirjattu ylös, urakoitsija pystyy laskemaan työnsä tarkemmin. Hintoihin ei tarvitse jättää niin sanottua "ilmaa" epävarmuustekijöiden varalle, koska kaikki on määritelty jo ennen työn alkua. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakas maksaa todellisesta työstä, ei varmuusmarginaaleista. Urakoitsija voi keskittyä suunnitelman toteuttamiseen, ei epämääräiseen juupas-eipäs keskusteluun asiakkaan kanssa.

Selkeä dokumentointi vähentää myös virheitä ja viivästyksiä.

Kun urakoitsijalla on käytössään ajantasaiset ja selkeät dokumentit, tieto ei huku sähköpostiketjuihin tai muistiinpanoihin, eikä jää sivulauseeksi, kun kukaan ei kiinnitä huomiota.

Kaikki työvaiheet etenevät samasta todellisuudesta käsin, eikä aikaa kulu asioiden selvittelyyn työmaalla.

Sujuuko jokainen remontti suoraviivaisesti, ilman yllätyksiä? Lyhyt vastaus tähän on: ei.

Mutta, kun suunnitelma on tehty huolella ennakkoon ja kaikki on piirretty ja kirjattu, on reagointi huomattavasti helpompaa ja nopeampaa. Tavoitetila on selkeä, jolloin työmaalla voidaan keskittyä ratkaisun löytämiseen tavoitteen saavuttamiseksi, sen sijaan, että pohditaan viittä vaihtoehtoista lopputulosta.

Paineessa ja kiireessä, tulee helposti tehtyä ratkaisuja, jotka eivät enää ole linjassa alkuperäisen tavoitteen kanssa.

Jokaisessa remontissa on hyvä varautua yllätyksiin, ja yleisesti suositellaan varaamaan 10-15% lisäbudjetti.

Mutta entäpä, jos väitän, että on mahdollista toteuttaa remontti, jossa lisäkustannusten osuus jää vain 1-2 prosenttiin?

Laajassa, noin 200 m² omakotitalon remontissa, jossa uusittiin kaikki tilat kahdessa kerroksessa ja samalla parannettiin ilmanvaihtoa, projekti eteni poikkeuksellisen tasaisesti.

Remontti oli mittava, mutta lisätöiden määrä jäi vain yhteen prosenttiin kokonaiskustannuksista.

Urakoitsija totesi useaan otteeseen, että tämä oli poikkeuksellinen projekti juuri siksi, että mitään suuria yllätyksiä ei tullut.

Työmaalla kiiteltiin dokumentaation selkeyttä, läsnäoloani, sekä nopeaa reagointia, jonka mahdollisti se, että tavoitetila oli määritelty jo etukäteen.

Kaikki oli suunniteltu ja dokumentoitu niin tarkasti, ettei työmaalla tarvinnut arvailla tai tehdä päätöksiä lennossa.

Työ eteni aikataulussa, ja lopputulos vastasi täsmälleen sitä, mitä asiakkaan kanssa oli alun perin sovittu.

Tämä on kattavan dokumentoinnin todellinen arvo.

Hyvin suunniteltu ja dokumentoitu remontti ei ole sattumaa

Kun haluat varmistaa, että oma projektisi pysyy aikataulussa ja budjetissa, varaa Remonttistartti – suunnittelutapaaminen kotonasi, jossa kartoitetaan tavoitteesi ja arvioidaan työn laajuus.

Remonttistartin jälkeen tiedät täsmälleen, mitä seuraavaksi tapahtuu ja miten projekti kannattaa viedä eteenpäin.